Preparar una sesión de brainstorming- Evaluación de los resultados de la lluvia de ideas

Las 4 leyes del brainstorming

Cantidad antes que calidad. El brainstorming consiste en recoger tantas ideas como sea posible, con la esperanza de que entre ellas se encuentre la definitiva para el proyecto o la labor en cuestión. Por eso, es importante que las ideas fluyan libremente, aunque haya muchas desechables. Las ideas que desde un principio se perciben como malas, también son importantes para eliminarlas más tarde al realizar una comparación con las que sí son buenas. Los participantes deben asegurarse de que se va a registrar cada idea.

 

No a las críticas, discusiones o comentarios durante la sesión. Esta regla debe ser respetada en todo momento, con el objetivo de que el flujo de ideas no se vea perturbado ni se detenga. En otras palabras, una sola intervención puede contener una o varias ideas nuevas. Todos los otros aspectos o contenidos deben discutirse en la evaluación posterior.
 

Registrar todas las ideas. Solo si se registran todas las ideas, por ejemplo, con ayuda de una pizarra, se garantiza que la sesión de lluvia de ideas pueda pasar a la siguiente fase de evaluación sin haber sido censurada o filtrada. En consecuencia, es necesario nombrar a una persona que sea moderador o redactor de actas y que suele abstenerse de hacer contribuciones durante la sesión de brainstorming. Si las ideas se ignoran y no se toma nota de ellas, se desmotiva a los participantes a seguir contribuyendo en la sesión.
 

Pensar con originalidad e inspirarse mutuamente. La lluvia de ideas suele generar una multitud de ideas independientes las unas de las otras, aunque también existe la posibilidad de que a partir de una idea se desarrollen otras nuevas. A menudo, cada sesión desarrolla su propia dinámica, lo que conduce a que las ideas se encaminen en una dirección concreta o que incluso se concentren en una sola línea. A pesar de esto, los participantes no deben tener miedo de expresar ideas que vayan en una dirección completamente diferente. Ambas dinámicas refuerzan el brainstorming como técnica grupal y, con frecuencia, conducen a buenos resultados.

Cómo hacer un brainstorming paso a paso

El brainstorming se caracteriza por su simpleza en la planificación y ejecución. Sin embargo, en el rol de líder de la discusión, hay muchas cosas que puedes hacer para que los resultados de la sesión sean aún más notables. Al fin y al cabo, toda sesión requiere una buena moderación (incluso si esta no es del todo activa) y todo buen moderador deberá estar preparado para ello

Preparar una sesión de brainstorming

Como moderador, debes preparar la sesión de brainstorming en función del grupo de que se trate. En caso de que fuera necesario, responde a las siguientes preguntas con ayuda de tus trabajadores:

¿Cuántas personas participan proporcionando ideas? El número de participantes en una sesión de brainstorming dependerá de cada caso, pero es cierto que un grupo muy grande puede hacer peligrar el flujo de ideas (los participantes pueden sentirse cohibidos) y los grupos muy pequeños pueden traducirse en menos ideas. En este sentido, es importante mantener un equilibrio y preguntarse cuál es el tamaño de grupo más común en tu entorno de trabajo y cuál tiene sentido para tu proyecto.

¿Cómo está compuesto el grupo (caracteres, género, jerarquías, nacionalidades, lenguas, experiencia laboral)? El brainstorming solo consigue alcanzar resultados óptimos cuando todos los participantes intervienen de forma activa. Es por ello que como moderador debes prestar atención para que se respete un cierto equilibrio en el grupo. Algunos de los miembros del grupo serán más participativos que otros, que actuarán de forma más tímida y reservada. Si consigues ensamblar las distintas personalidades de forma equilibrada, surgirán menos interferencias.

Lo mismo se aplica a las jerarquías en el puesto de trabajo. Si estás moderando un grupo de brainstorming de cinco personas en el que cuatro son empleados permanentes y el quinto está en prácticas, puede que este último se sienta inseguro y evite participar activamente en la lluvia de ideas. Asegúrate de que los participantes no se sienten cohibidos por personas de un rango superior.

En una empresa multinacional, además, a la hora de planificar una sesión internacional de brainstorming es importante tener en cuenta las posibles barreras lingüísticas. El inglés suele ser la primera opción. Sin embargo, también tiene sentido dejar que cada participante contribuya con ideas en su idioma materno para que se expresen de la manera menos contaminada posible. Más tarde, durante la evaluación de las ideas, podrán traducirse en común.

Por último, no olvides que las personas expertas en ese campo de trabajo son mejores en la lluvia de ideas. Los expertos tomarán el timón rápida y gustosamente, mientras que los inexpertos y los legos quedarían fuera del panorama. Pero son precisamente aquellas personas cuya experiencia técnica aún no es tan pronunciada las que, a menudo, presentan ideas más frescas, inusuales e innovadoras, haciendo al brainstorming más valioso.

¿Identificas en el grupo a un líder de opinión? En muchos grupos se puede identificar a ciertas personas dominantes o que se erigen como líderes de opinión y de quienes se puede esperar, hasta cierto punto, que sean particularmente activas en la lluvia de ideas. Aunque un participante motivado es de gran ayuda en la lluvia de ideas, demasiados discursos procedentes de una sola persona pueden desmotivar a otros participantes o simplemente privarlos de la oportunidad de hablar. Si identificas a esta persona, es recomendable realizar una entrevista individual con ella antes de la sesión. Moderar hábilmente aumenta la posibilidad de involucrar más al resto de participantes. Cuanto más sepas sobre el grupo y sus líderes de opinión, más fácil te resultará.

Mientras preparas la sesión de brainstorming considera qué tipo de moderación es la más adecuada. Presenta el problema de manera concisa y clara, sin entrar en demasiados detalles. De lo contrario, puedes influir inconscientemente en la ronda de ideas. También debes explicar brevemente el marco de condiciones (tiempo, modo, etc.) y las reglas (cantidad antes que calidad, prohibición de crítica, dejar que otros hablen, etc.) que determinan una lluvia de ideas para que todos los participantes conozcan el método. Lo más importante, sin embargo, es la tarea en sí, es decir, la cuestión a la que debe buscarse una respuesta creativa en la sesión de brainstorming. Preparar la moderación es la mejor opción. He aquí un ejemplo de una "chuleta de lluvia de ideas":

Tarea: nuevo eslogan publicitario para nuestra bebida

Normas:

Lanza ideas al aire o desarrolla las ya existentes sin necesidad de levantar la mano antes de hablar.

Se prohíben las críticas y comentarios sobre otros temas.

Haz contribuciones cortas y directas siempre que sea posible. La mejor contribución consiste simplemente en un eslogan.

El moderador escribirá todas las propuestas en la pizarra.

Duración: 30 minutos.

Después de la evaluación de las ideas y de la discusión abierta (tiempo aproximado: 1 hora), se elegirá la idea ganadora.

Sesión de brainstorming: consejos para una buena moderación

Durante la sesión el flujo de ideas es fundamental; procura recoger el mayor número posible para posteriormente desarrollar las mejores. Se trata de filtrar las ideas que prometen tener mayor éxito. Para ello, la mayor cantidad de personas diferentes deben realizar las contribuciones rápidamente y de diversas maneras.

Sin embargo, muchas sesiones de brainstorming desarrollan su propia dinámica de una forma descontrolada o, incluso, fracasan. Esto sucede porque, a menudo, el grupo se queda atascado con una idea determinada y la desarrolla, a pesar de que la lluvia de ideas debe basarse más en la recolección que en el desarrollo. Otras veces el grupo se estanca, lo que puede deberse a varios factores. Es aquí donde el moderador desempeña un papel crucial, ya que debe dirigir la sesión en la dirección deseada y saber dar los impulsos apropiados. He aquí algunos consejos sobre cómo influir con delicadeza en la lluvia de ideas:

Dírigete a aquellas personas que aún no han tomado la palabra. Con frecuencia basta con pronunciar el nombre de la persona en cuestión para que esta se atreva a compartir la idea que aún no ha expresado. Sin embargo, si esta persona no tiene ninguna idea aún, no puedes forzarla. Asegúrate de que los participantes que no pueden aportar ideas no se sientan culpables.
 

Haz una breve referencia a una idea que ya ha sido formulada. Pregunta brevemente si puede ser modificada.
 

Elogia las nuevas ideas en el momento apropiado (a ser posible trata de no evaluarlas). Los pequeños mecanismos de recompensa a menudo activan la creatividad y relajan la atmósfera. De esta forma, los participantes se sienten más dispuestos a compartir sus ideas.
 

En los momentos de parón absoluto es recomendable tomar un descanso. Como moderador se aconseja que abandones la sala por un momento, eliminando así cualquier tensión posible en el grupo. Cuando la sesión comience de nuevo, los participantes ya habrán repuesto su energía o, en el mejor de los casos, habrán tenido una idea que podrán compartir con el grupo.
 

Anota las ideas en una pizarra para que todos los participantes puedan ver el progreso. El mero hecho de que las ideas se anoten tiene, a menudo, un efecto motivador. En caso de que no tengas buena letra, haz un esfuerzo por escribir de forma legible y si no puedes, encarga esta tarea a otro miembro del equipo.
 

No subestimes el contexto en el que tiene lugar la sesión. La lluvia de ideas perfecta es aquella que se produce en un ambiente tranquilo y en la que no hay una estructura jerárquica. Las mesas redondas favorecen la interacción. En muchos casos también puede ser útil abandonar el lugar de trabajo para realizar la sesión de brainstorming. Llevar al grupo a un parque cercano puede dar rienda suelta a la creatividad y hacer que tus empleados piensen outof the box. Si se trata de un grupo pequeño, una caminata puede conseguir maravillas, pero debes contar con una forma de anotar o grabar las ideas que van surgiendo mientras os movéis, por ejemplo, en un bloc de notas o en un dispositivo de grabación.

Evaluación de los resultados de la lluvia de ideas

Con el método de la lluvia de ideas el principio de “Primero el trabajo, después el placer” se invierte. La sesión de brainstorming suele combinar diversión y desenfado, pero es importante filtrar y discutir de forma objetiva qué resultados son realmente útiles, así como aplicar una lógica al evaluar las ideas que han sido recopiladas. En este punto, la libertad y la creatividad dan paso en gran medida a consideraciones racionales y estratégicas con las que se evalúan la plausibilidad y utilidad de la ideas para un proyecto concreto. Sin embargo, de ninguna manera debe excluirse a quienes han participado en la sesión de brainstorming y preparar los resultados de forma individual o con algunas personas seleccionadas.